Esternalizzazione: risparmio reale o perdita di controllo?

I costi visibili dell’outsourcing

Il primo elemento è il prezzo previsto dal contratto. Può essere fisso, variabile, per unità, per ora, per utente o legato a livelli di servizio.

Al prezzo possono aggiungersi:

• costi di avvio;
• migrazione di dati e processi;
• formazione;
• personalizzazioni;
• integrazione informatica;
• trasporti e logistica;
• licenze e canoni;
• assistenza straordinaria;
• penali o costi di recesso.

I costi nascosti

I costi più difficili da individuare riguardano la gestione quotidiana della relazione.

Coordinamento

Il fornitore deve ricevere informazioni, priorità, specifiche e aggiornamenti. Servono riunioni, report, controlli e figure interne dedicate.

Controllo della qualità

L’impresa deve verificare risultati, tempi, errori, reclami e conformità. Se il servizio è critico, il controllo può richiedere risorse significative.

Gestione delle eccezioni

Il contratto definisce il funzionamento ordinario. Urgenze, richieste speciali e situazioni impreviste possono generare costi aggiuntivi o rallentamenti.

Perdita di produttività nella transizione

Durante il passaggio al fornitore possono verificarsi duplicazioni, errori, ritardi e rallentamenti.

Dipendenza

Una volta trasferiti sistemi, dati e competenze, cambiare fornitore può diventare costoso e complesso.

Costo totale dell’outsourcing = Prezzo contrattuale + Costi di transizione + Costi di gestione + Costi di rischio + Costi di uscita

Un primo esempio numerico

Un’impresa gestisce internamente un servizio amministrativo con i seguenti costi annui:

• personale: 180.000 euro;
• software e licenze: 30.000 euro;
• spazi e attrezzature: 20.000 euro;
• supervisione e costi generali attribuiti: 40.000 euro.

Il costo pieno è pari a 270.000 euro.

Un fornitore propone il servizio a 210.000 euro l’anno. A prima vista il risparmio è di 60.000 euro.

La verifica mostra però che:

• 20.000 euro di costi generali rimarranno comunque;
• serviranno 25.000 euro annui per il controllo del contratto;
• la migrazione iniziale costa 35.000 euro;
• sono previsti 10.000 euro annui di servizi extra.

Nel primo anno il costo dell’outsourcing sarà:

210.000 + 25.000 + 35.000 + 10.000 + 20.000 = 300.000 euro

Il risparmio si trasforma quindi in un maggior costo di 30.000 euro nel primo anno.

Il costo di uscita

Un contratto conveniente all’ingresso può diventare oneroso quando l’impresa vuole cambiare fornitore o riportare l’attività all’interno.

Tra i costi di uscita:

• trasferimento dei dati;
• ricostruzione delle competenze;
• nuove integrazioni;
• penali;
• continuità durante il passaggio;
• acquisto di sistemi e attrezzature;
• selezione e formazione del personale.

Un outsourcing è realmente conveniente soltanto se l’impresa può governarlo durante il contratto e uscirne senza perdere continuità e conoscenza.